展覽實質(zhì)分析
展會上接待客戶小竅門
近幾年,企業(yè)參展成為企業(yè)前進的“試金石”,在展會上如何接待客戶,就顯得格外重要。經(jīng)過分析,應特別注意以下幾點:
一 心理準備:調(diào)整好心態(tài)沒有什么好準備的,外國人也是人,有些人的素質(zhì)還相當差,就是跟咱中國農(nóng)民起家的批發(fā)戶一樣,見多了就,沒感覺了,就平時怎么跟人說話就怎么跟他們說就行。
外商不是來做慈善外交的,而是來跟你合伙賺錢的,賺錢永遠是第一。外商心里具體在琢磨什么,你猜不到也沒必要去猜,只牢記一點,大家合作賺錢,這樣心態(tài)就平和了,不卑不亢。
拋開這些不切實際的東西, 放松自己, 做個真實的而不是裝模作樣的人, 往往更能贏得外商的尊重,把事情辦好----外商和我們一樣,愿意跟一個看上去比較穩(wěn)重地道,而不是一個跑前跑后、慌張亢奮的家伙做生意。
STEP ONE:心理的準備。
二行程安排同客戶商討參觀訪問行程表, 同工廠(公司接待部門)溝通, 一切敲定之后, 發(fā)送郵件貨傳真讓客戶確認, 同時讓工廠做好接待準備。
既然是來賺錢,而不是來旅游觀光,商務性的、務實的、緊湊的行程安排總是最受歡迎的。大擺宴席以及陪他們旅游反而不一定能促成交易。
因此,事先跟外商詳細商量好他的行程,但外商訪廠/公司階段的安排則最好由你自己做出, 看哪些產(chǎn)品和車間, 揚長避短, 把你想展示給外商的東西充分安排進去??梢哉髑笸馍痰囊庖姡部梢园炎约涸O想成外商,"如果我到一個陌生國度的陌生供貨廠去考察,希望看到什么?"
實際到訪的時候,嚴格按照行程計劃來做(甚至故意嚴格去做也無妨),常能給外商以好印象。---道理很簡單,采購商并不討厭古板的供貨商,最怕說了不算、無明確計劃的廠家。
STEP TWO:如果可以,實現(xiàn)跟客人商量好行程安排,至少應該知道客人來中國的時間和班次和聯(lián)系方式。
三公司信息的把握這個前面已經(jīng)說過,你首先應該對公司產(chǎn)品,生產(chǎn)流程,技術參數(shù)了解了才有可能帶領客人參觀。
STEP THREE:事前最好準備一些關于公司的英文介紹,整個生產(chǎn)流程的英文,省的到時候翻譯出現(xiàn)困難。另外,對于一些客人可能問到的問題要提前準備好。
四 客人信息的打探1、了解客戶,包括客戶的詳細聯(lián)系資料,公司背景,公司實力,經(jīng)營狀況,經(jīng)營范圍,客戶此次來訪的目的,主要對什么感興趣。還包括外商公司的股份結(jié)構,經(jīng)營現(xiàn)狀,技術水平,近三年的資產(chǎn)負債數(shù)字。
2.詳細了解外商的談判代表的具體情況,包括年齡,學歷,愛好,身體健康狀況,他在外商公司中的位置,他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績,他對投資項目的興奮點。
3 調(diào)查客戶性質(zhì):客戶來之前你就需要對客戶進行一些評估,是哪國人?是零售還是批發(fā)?網(wǎng)站是什么內(nèi)容?針對于哪些產(chǎn)品?區(qū)域市場在哪等等。
4 了解客人的宗教問題,以方便接待。多了解客人國家習俗,習慣和喜好,注意細節(jié),對自己所在城市文化以及景點也盡可能多了解,對本國文化當然應該多了解,客人問及時至少也應知道一點,不要這些都能贏得客人對你的尊敬。 不僅在工作上,在其它方面都是這樣。
STEP FOUR:了解客人公司及其本人的信息,更能達到知彼!
五 準備接待材料和工作(STEP FIVE)1 參觀和談判可能用到的物品:
數(shù)碼相機、預先準備好的CD盤刻錄的產(chǎn)品目錄和企業(yè)介紹(包括你們常用的付款方式,生產(chǎn)周期等),產(chǎn)品冊子,易于攜帶的小樣品;色板,計算器,尺,筆記本,訂書機,圖冊還有針對性的報價單。記得要在客人來之前回顧一下以前的來往郵件,作好基本的準備。
一個專門的記錄本子,計算器,價格表,記錄本子 最好選用有活頁的夾子。過一段時間可以整理一下,但是,已經(jīng)記錄的不能隨便扔掉,整理好備查。
2、公司大廳的歡迎客戶來訪之類的接待牌, 讓客人感覺其受到重視。提前告訴前臺接待有XX公司客來訪,若接待能記住來訪的客人名字就更好了。
3、會議室的安排,談判資料的預備,包括企業(yè)演示文稿的準備,以及相關需要展示客戶的文件資料以證明公司實力。企業(yè)演示文稿內(nèi)容要美觀詳盡,至少包括:
企業(yè)的競爭優(yōu)勢,市場分析, 往年的業(yè)績清晰的組織結(jié)構圖,客戶服務流程,企業(yè)服務標準,投訴渠道,處理流程研發(fā)隊伍的實力, 歷史榮譽,開發(fā)的項目介紹,實驗室的參觀,負責人的資力介紹, 榮譽證書,各種認證4 事先準備好接機牌,公司大廳接待牌,打掃公司接待談判室,樣品卡的準備,客人感興趣的其他產(chǎn)品的準備。
5 咖啡茶及一些小食品糖果的準備。
6 客人小禮物及樣品的準備。
7.提前確定與外商談判的三個方案,最佳方案,折中方案和妥協(xié)方案;準備好為達到上述三個方案的策略和手段。
注意:有時候需要打印接待通知,下發(fā)給相關部門或工廠!
8 對附近娛樂設施及購物休閑設施 要了解。
六 接機和酒店安排1、確認時間,確認酒店,拿接待牌并提示客人,在機場迎接;車上和客戶所聊話題可以是輕松愉快的,比如訊問客戶旅途狀況,簡潔城市特色或者 文化特點等(STEP SIX)2 如果沒有實現(xiàn)商量好,可以在車上問客人的行程打算,然后再具體定,一般是先把客人送到你預定的的酒店,有時候是客人自己預定。和客戶敲定酒店星級,房間 (一人一間,還是share room, 樓層,吸煙區(qū)和非吸煙區(qū)等等細節(jié), 酒店挑選上要注意, 很多酒店號稱5星, 結(jié)果連3星的水平都沒有, 然后就近安排(距離工廠近的地方或者距離機場近的酒店), 安排妥當以后, 告知客戶具體飯店地址電話. 一般是先接送至酒店后, 將訪問時行程和工廠資料等文件交給客戶, 敲定第二天參觀訪問事項, 也有客戶直接先去工廠參觀, 務必提前讓工廠準備.(STEP SEVEN)3、如果是客人先休息,那離開前先確定去酒店接客戶來公司的時間;有時候客人直接去參觀。(STEP EIGHT)注意:與外商協(xié)商確定談判的日程安排,對各個時間段的銜接要精確和細致,如在哪個酒樓吃飯,吃什么菜等等。一般的外商對午餐很隨便,一份盒飯 也可以!
七 安排參觀和談判1 第二天準時至酒店接客戶(不同國家的客戶對時間的觀念會有不同, 我方一般提早10分鐘在酒店大堂等候。(STEP NINE)2 接到工廠或者辦公室之后, 根據(jù)行程表進行參觀訪問和會談, 安排專人記錄會議內(nèi)容,如果第一次接觸, 應安排多媒體會議室, 雙方可以用投影幻燈對各自的企業(yè)進行介紹。(STEP TEN)3 談判談判技能主要是練出來的,不是學習或者理論可以造就的。你需要多與人交流,包括多去一些市場進行買賣訓練,甚至討價還價的訓練。談判的基礎上互信互 利,要保證自己的盈利基礎上想辦法為客戶盈利是很重要的。談判的順序,參觀公司工廠的順序,陪同人員的級別,產(chǎn)品介紹的專業(yè)性和正確性,務必給客人留下專 業(yè)的好印象,切忌不能一問三不知,當然這些都來源于平時工作經(jīng)驗的積累和學習。(STEP ELEVEN)4,一定要隨身帶著筆記本隨時記錄客戶的要求,詢問的款式,以便在郵件回訪時有針對性。讓所有客人了解自己公司的操作方式,能使客人更傾向 于合作,對于敏感問題保持沉默,矜持的習慣應該避免。更不要對客人撒謊,自己是工廠,自己制造產(chǎn)品。客人的一些評估方式關鍵是在于如何和你合作,你如何和 他互動操作等,你的產(chǎn)品質(zhì)量競爭優(yōu)勢和你交貨期穩(wěn)定性等。
5 聊天,這很重要,幾句話就打消他的矜持。講的內(nèi)容可以是匯率,建設,基金,家庭,房價,收入等成人問題。通過這些對對方性格充分了解,然后在談生意時在有分歧的地方進行具體交流。
6 打印談判報價單或合同給客人。(STEP TWELVE)7 客人走時要送到門口,當然最好是送到電梯口,等客人上了電梯,道了再見,電梯門關上后再回到辦公室。實際操作中直接去一起吃飯了!
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