點(diǎn)石成金之精打細(xì)算：會(huì)議與展覽的預(yù)算(五)

【好展會(huì)網(wǎng)】 在發(fā)布會(huì)的過程中，對(duì)于記者的提問應(yīng)該認(rèn)真作答，對(duì)于無關(guān)或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對(duì)于涉及到企業(yè)秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機(jī)密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取無可奉告的方式。對(duì)于復(fù)雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡(jiǎn)單答出要點(diǎn)，邀請(qǐng)其在會(huì)后探討。<BR>整個(gè)會(huì)議應(yīng)有正式的結(jié)尾。如果發(fā)布會(huì)安排在晚餐或午餐前結(jié)束，則應(yīng)該有酒會(huì)或自助宴會(huì)等，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，由主持人通知時(shí)間與地點(diǎn)。<BR>發(fā)布會(huì)后，宴會(huì)前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。<BR>　　<BR>■<STRONG>研討會(huì)議</STRONG><BR>研討型會(huì)議通常專業(yè)性較強(qiáng)，參與的人數(shù)不是很多，除非是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)討論，一般不會(huì)超過100人。這類研討會(huì)的關(guān)鍵點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)及地點(diǎn)選擇。<BR>會(huì)場(chǎng)除一般性的主會(huì)場(chǎng)外，通常需要一些小型會(huì)所以便分組討論。主會(huì)場(chǎng)的布置除保留主持人外，其他座位應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)平等精神，發(fā)言用的麥克風(fēng)應(yīng)該每個(gè)座位都有除非人數(shù)小于15人。<BR>關(guān)于地點(diǎn)，通常選擇相對(duì)封閉、安靜、利于保密的地點(diǎn)，最好能在郊區(qū)環(huán)境優(yōu)美會(huì)所應(yīng)當(dāng)滿足夜間娛樂休閑、團(tuán)隊(duì)精神訓(xùn)練、場(chǎng)景變換、交通相對(duì)方便等要求。<BR><BR>■<STRONG>培訓(xùn)會(huì)議</STRONG><BR>培訓(xùn)會(huì)議也是專業(yè)型會(huì)議，通常是企業(yè)內(nèi)部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質(zhì)外，更多的是技能交流及知識(shí)傳授，所以培訓(xùn)會(huì)議對(duì)場(chǎng)地的要求相對(duì)較高除了一般的封閉式會(huì)場(chǎng)外，應(yīng)該還有各類拓展訓(xùn)練設(shè)施或者場(chǎng)地，可能的話還應(yīng)該有高品質(zhì)的休閑放松場(chǎng)地。培訓(xùn)會(huì)議的關(guān)鍵點(diǎn)：場(chǎng)地、培訓(xùn)設(shè)施及培訓(xùn)師。<BR><BR>■<STRONG>社團(tuán)會(huì)議</STRONG><BR>社團(tuán)會(huì)議通常為純會(huì)議，往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團(tuán)會(huì)議經(jīng)常配合新聞發(fā)布會(huì)舉行。舉行此類會(huì)議，表決設(shè)施、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)員排序及會(huì)場(chǎng)控制是關(guān)鍵。作預(yù)算的時(shí)候應(yīng)當(dāng)考慮新聞傳媒成本包括記者的邀請(qǐng)、交通、住宿及餐飲安排等。<BR><BR>■<STRONG>公益性/技術(shù)性論壇<BR></STRONG>此類會(huì)議多為公開性會(huì)議，系列分會(huì)將是此類會(huì)議的特點(diǎn)，所以會(huì)議場(chǎng)所的選擇非常重要，基本要求是可以分割或者主會(huì)場(chǎng)附帶小會(huì)場(chǎng)，對(duì)會(huì)議設(shè)施要求也比較高同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場(chǎng)地等均有可能要求提供。此外，如果會(huì)議主辦地的會(huì)場(chǎng)不能滿足幾種分割要求，那么會(huì)務(wù)交通就成為需要重點(diǎn)考慮的內(nèi)容。<BR><BR>■<STRONG>訂貨交流會(huì)議</STRONG><BR>此類會(huì)議實(shí)際上兼有展覽性質(zhì)，因此會(huì)場(chǎng)的要求相對(duì)特別。理想的場(chǎng)地應(yīng)該是專門的展覽館或者會(huì)展中心，帶有商務(wù)會(huì)所或者類似場(chǎng)地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會(huì)，可以設(shè)立在大型商務(wù)型酒店。組織或者代理此類會(huì)議的關(guān)鍵點(diǎn)是：場(chǎng)地選擇、會(huì)場(chǎng)控制、展覽布置。<BR><BR>■<STRONG>秘書服務(wù)</STRONG><BR>所謂秘書服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時(shí)采購、臨時(shí)司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類別計(jì)算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費(fèi)用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。<BR><BR>■<STRONG>茶歇</STRONG><BR>茶歇對(duì)于一般的大型會(huì)議而言可能不需要，中、小型會(huì)議，特別是公司或者組織高層會(huì)議，會(huì)間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會(huì)間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡(jiǎn)易茶話會(huì)，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點(diǎn)心也不限于是中國點(diǎn)心。<BR>通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時(shí)間要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心一般是各類糕點(diǎn)、餅干、袋裝食品、時(shí)令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點(diǎn)心有蛋糕、各類甜品、糕點(diǎn)、水果、花式果盤，有的還有中式糕點(diǎn)。<BR><BR>■<STRONG>翻譯</STRONG><BR>可能有的人認(rèn)為翻譯只是傳聲筒，是一個(gè)工具，所以會(huì)議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡(jiǎn)單，只要 采購就可以了。其實(shí)，翻譯是工具不假，但翻譯是個(gè)特殊的工具，是擔(dān)負(fù)思想傳遞的具有思維方式的人(有時(shí)候還是會(huì)談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時(shí)聘請(qǐng)的翻譯值得認(rèn)真對(duì)待。<BR>很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握的知識(shí)外，可能對(duì)其他領(lǐng)域的連概念都沒有)，而會(huì)議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。再者，應(yīng)當(dāng)告訴翻譯發(fā)言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會(huì)議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。當(dāng)然為了商業(yè)秘密不外瀉，對(duì)翻譯必要的約束是應(yīng)該的通常以書面形式約定在多長時(shí)間內(nèi)接觸機(jī)密的翻譯不得對(duì)外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。<BR><BR>■<STRONG>車輛調(diào)度<BR></STRONG>重要的國際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車源問題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。<BR><BR>■<STRONG>健康保障</STRONG><BR>一般情形下，健康保障不需要列入會(huì)議或者展覽企劃。但對(duì)于特殊會(huì)議如有高齡知名學(xué)者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會(huì)議，那么健康保障就應(yīng)該納入會(huì)議企劃內(nèi)。主要內(nèi)容包括舉辦地醫(yī)療信息的收集、特色專科分布、急救車輛呼叫及費(fèi)用支付辦法、常用藥品少量采購、無障礙通道及洗浴衛(wèi)生設(shè)備的改造等等。<BR><BR>■<STRONG>保險(xiǎn)知識(shí)</STRONG><BR>組織展覽需要辦理保險(xiǎn)。展覽會(huì)組織者一般不負(fù)責(zé)展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展臺(tái)內(nèi)發(fā)生的第三者傷亡事故。因此，展出者需要自行安排保險(xiǎn)。保險(xiǎn)涉及投保險(xiǎn)種、投保金額、投保期限等問題。保險(xiǎn)不僅涉及展品和運(yùn)輸，還涉及展臺(tái)人員、參觀者等。 <BR>展覽涉及的險(xiǎn)種比一般人想象的多，包括展覽會(huì)取消險(xiǎn)、展覽會(huì)推遲險(xiǎn)、政治險(xiǎn)、雇工責(zé)任險(xiǎn)、運(yùn)輸險(xiǎn)、戰(zhàn)爭(zhēng)險(xiǎn)、火險(xiǎn)、盜竊險(xiǎn)、破損險(xiǎn)、人身傷害險(xiǎn)、公眾責(zé)任險(xiǎn)、人身事故險(xiǎn)、個(gè)人財(cái)產(chǎn)丟失險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等，名目繁多，比較冷僻的險(xiǎn)種有展覽會(huì)附屬研討會(huì)主要發(fā)言人未出場(chǎng)險(xiǎn)。但是，展出者沒有必要投保所有險(xiǎn)種，根據(jù)規(guī)定和需要選擇險(xiǎn)種投保?；倦U(xiǎn)包括展品、運(yùn)輸、人身、第三者有關(guān)險(xiǎn)種。展覽會(huì)組織者、運(yùn)輸公司、施工管理部門等會(huì)規(guī)定了一些強(qiáng)制性的保險(xiǎn)要求，這些規(guī)定應(yīng)予以執(zhí)行。此外，展出者可以根據(jù)自己的實(shí)際需要辦理其他險(xiǎn)種。對(duì)于展出者，主要投保險(xiǎn)以及辦理投保需要注意事項(xiàng)如下：展品和道具險(xiǎn)，保期要包括運(yùn)輸和展覽會(huì)過程。投保險(xiǎn)種有展品的盜竊險(xiǎn)、道具的火險(xiǎn)等。 <BR>運(yùn)輸險(xiǎn)，為安排展品在動(dòng)輸和展覽過程中的保險(xiǎn)。在展品發(fā)運(yùn)并取得提單后，按清冊(cè)價(jià)辦理保險(xiǎn)手續(xù)。一般辦理一切險(xiǎn)，并取得保險(xiǎn)單。保險(xiǎn)期從貨物在國內(nèi)倉庫發(fā)運(yùn)至運(yùn)回國內(nèi)倉庫止。分保業(yè)務(wù)可交由承保行辦理。其他險(xiǎn)種根據(jù)強(qiáng)制性的保險(xiǎn)要求以及實(shí)際需要視具體情況決定，比如戰(zhàn)爭(zhēng)險(xiǎn)。在運(yùn)輸途中貨物發(fā)生破損丟失，應(yīng)設(shè)法向事故責(zé)任方取得理賠單證。若無法取得理賠單證，則要求責(zé)任方寫證明書。受損方填寫受損報(bào)告書，連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續(xù)。索賠期一般為一年。 <BR>第三者責(zé)任險(xiǎn)，為防止施工期間施工人員的事故、防止參觀期間參觀者的意外傷害，比如展架倒塌壓傷參觀者，應(yīng)在展覽施工和展出期間投保第三者責(zé)任險(xiǎn)。 <BR><br>
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